2011年9月5日 星期一

如何刪除Outlook內大量的重複郵件

相信大家都曾遇過,由於郵件規則設定錯誤、與伺服器間同步到一半網路突然斷線、人為移動郵件.....等等因素,導致Outlook內殘留幾封、幾十封、幾佰封,甚至上千封相同的郵件。

手動一封封的刪除還好,十幾封也還OK,要是上千上佰封的郵件呢?刪個三天三夜卻欲哭無淚.......

以前就曾上網要找這一類的工具軟體,發現好多這種檢查、過濾重複郵件的軟體,但都是需付費的軟體,不然就是試用版,往往試用版軟體也只能使用一半的功能,反正還用不到、也不需要,於是就放棄尋找。

好巧不巧,今天相同案例卻發生在我身上...................

由於正巧公司在大批更換新主機,在同事無意間的操作不當,導致上千封重複的信件集中在同一收件夾中。

事情是這樣發生的,由於公司主管級以上的員工,所有Mail都是存放於Exchange Server內,非主管職的員工,都是收回自己Local端的Microsoft Outlook,存在PST檔中。

當時協助更換的同事發現,有一位同仁的Outlook信件是存在Exchange Server上,於是就建立Local端的PST檔,想也沒想太多,就直接將所有信件及資料夾用拖曳的方式,由伺服器端拉回本機端,經過了一段時間,終於移完了。正當準備將機器交給使用者時發現,怎麼Outlook開始在下載郵件了..............糟糕,這下伺服器端的郵件開始下載到本機Outlook了...........由於一時的疏忽,導致重複信件高達上千封。

 ((上圖為事後模擬示意圖))

這下求助於我,我就非得想辦法解決了,有了先前就有在找這類型工具的前例,所以這次就非常的仔細找,終於讓我找到一套又小又好用,且又Support Outlook 2000 / 2003 / 2007 /2010。

此套軟體叫做:Outlook Duplicate Items Remover,詳細資料可上官網查詢。

接下來就試示範一下 ((由於當時解決事情為第一優先,所以下列範例為事後模擬))

1、首先我們上Outlook Duplicate Items Remover官方網站,下載ODIR 1.4.4版。
2、關閉所有視窗、正在執行中的程式及Microsoft Outlook (2000/2003/2007/2010)。
3、點選剛剛所下載的【ODIR.exe】進行安裝 ((切記一定要關閉Microsoft Outlook))。
4、安裝完畢後,請開啟Microsoft Outlook。
5、啟用ODIR程式。

註:點選【增益集】--【ODIR】--【Remove duplicate items Remover】
((上圖為Outlook 2010也試用於Outlook 2007))

註:點選 【ODIR】--【Remove duplicate items Remover】
((上圖為Outlook 2003))

6、開啟Outlook Duplicate Items Remover後,選定重複信件的資料夾(①),按【Remove duplicate items】(②)。


7、等待掃描重複郵件。


8、待掃描完畢後,對話框中會告知,有多少重複信件已經移動到【ODIR Duplicate Items】的資料夾中,也就是會在您所選定的資料夾下產生。

如下圖所示,ODIR moved 35 duplicate items to subfolder 'ODIR_Duplicated_Items',ODIR已經移動35封重複信件到次資料夾中(ODIR_Duplicated_Items)。


大功告成,當ODIR_Duplicated_Items資料夾產生後,我們就可以點選【Close】(①)關閉ODIR程式,並處理過濾出來的【ODIR_Duplicated_Items】(②)資料夾。

9 則留言:

  1. 感謝大大救命之恩^^
    小弟今天也碰上了.....詳細教學,真的很實用......
    幸好有找到這篇文章,太讚了.....

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  2. 超棒的!我剛好把我主管的信箱重覆匯入囧

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    1. 您好!能協助您解決問題也是我的榮幸 ^^

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  3. 有限定是 32bits office outlook 才能安裝嗎?
    安裝有 Code 0x800004005 錯誤! 不知是否不能安裝到 64bit office 關係?

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    1. 您好!
      官方上有註明【ODIR runs in all Outlook versions starting from Outlook 2000. ODIR does NOT run in 64 bit Office versions (no problem in Office 32 bit on Windows 64 bit). ODIR is not compatible yet with Outlook 2013!
      Here's how to access ODIR in Outlook 2010:】

      所以應該是沒辦法支援64Bit的 Office

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  4. 謝謝您~真的幫我解決了困擾,我剛開始還用一個一個刪除,由您提供的教學和軟體,我終於可以好好睡覺了!謝謝~

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